Un sistema di controllo accessi e presenze in azienda consente di ottenere elevati livelli di sicurezza, tutela delle informazioni riservate, dei progetti innovativi… insomma, tutto quello che si potrebbe desiderare nella propria azienda sotto il profilo della sicurezza, a prima vista. E in effetti questi sistemi sono delle tutele straordinarie; tuttavia è necessario sapere come sceglierli per averne i massimi risultati mantenendo i costi a livelli accettabili.
Sono infatti molti e diversi i sistemi effettivamente utilizzati, che vanno dall’utilizzo di semplici tessere magnetiche a complessi sistemi di scansione biometrica che identificano con precisione gli individui; e una delle prime considerazioni necessarie da tenere presenti nella scelta di un sistema di questo genere è proprio la sua complessità. Se infatti il risultato finale dovesse essere quello di tenere sì controllati accessi e spostamenti, ma a prezzo di un inaccettabile rallentamento delle attività per via della lentezza e della scomodità dei sistemi di controllo, avremmo fatto un ben povero servizio alla nostra azienda. Prima regola, quindi, la semplicità d’uso.
Sarà inoltre necessario tenere in considerazione le dimensioni dell’area da monitorare, e la complessità delle distinzioni d’accesso da mettere in atto – dove può entrare chiunque, dove solamente alcuni impiegati, dove è necessario essere un dirigente per passare? Ad esempio, un data center o un caveau dovrebbero avere accessi ristretti solamente a pochissime persone, così da esporre dati e valori solamente a chi deve assolutamente potersene occupare. In questo modo si riducono al minimo i rischi e la necessità di implementare ulteriori misure di sicurezza. Naturalmente, anche l’accesso al database che regola i permessi di accesso dovrebbe essere assolutamente limitato alle figure che ne hanno assoluta necessità.
Per quanto riguarda il modello specifico di sistema, la scelta va presa in base a molti fattori. Nelle grandi aziende, ad esempio, sono ormai sconsigliati i tastierini numerici, visto che spesso i codici personali finiscono con l’essere condivisi fra dipendenti – distruggendone ogni valore di sicurezza – o peggio ancora scritti da qualche parte per non dimenticarli, il che li rende di facile accesso ai non autorizzati. Molto preferibili le tessere magnetiche personali, o anche, nel caso occorra un livello di sicurezza ancora maggiore, gli scanner biometrici.
Infine, rimane da scegliere il tipo di serratura da abbinare al sistema di controllo. Il modello più economico, semplicemente elettrico, è adatto genericamente agli ambienti all’uscita dai quali non è richiesto un controllo del personale per evitare sottrazioni di materiale; ma dove invece c’è rischio di furti, e quindi è necessario perquisire il personale all’uscita, è da preferire un modello di serratura magnetica, che garantisce una maggior sicurezza.